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关于公文处理的工作制度

发布时间:2014-07-30 16:34:40


    第一条  为提高公文制作水平、加强公文管理,保证公文处理工作准确、及时,充分发挥公文作用,根据最高人民法院《人民法院公文处理办法》(以下简称《办法》)和省、市法院对该《办法》的实施细则,制定工作制度。

    第二条  公文处理的主管部门及其职责

法院办公室为公文处理工作的主管部门,负责公文的管理和业务指导工作,其职责是:

1、监督检查本单位贯彻执行《人民法院公文处理办法》情况;

2、提供与公文处理工作相关的各种业务指导和咨询;

3、不定期的组织公文质量检查和评比工作;

4、承办上级机关、其他机关和本院领导交办的与公文处理工作有关的其他事项。

    第三条  公文种类

1、命 令

适用于授予司法警察警衔,奖励有关人员及其他事项。

2、议 案

适用于人民法院依照法律程序向同级人民代表大会及其常务委员会提请审议事项。

3、报 告

适用于向同级人民代表大会及其常委会、上级机关及其他领导机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议,答复人民代表大会及其他领导机关的询问。

4、决 定

适用于对重要事项或重大行动作出安排。

5、规 定

适用于对特定范围内的工作制度作出安排。

6、公告 通告

公告适用于向社会上宣布重要事项。

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

7、通 知

适用于发布规章,转发公文,要求所属部门办理和需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部。

8、通 报

适用于表彰先进,批评错误,通报重大案件、事件、问题,传达重要精神或情况。

9、请 示

适用于向上级机关请求指示或批准等事项。

10、函

适用于法院之间或法院同其他机关商洽工作,询问或答复问题,向有关部门提出请求、建议、批准等。

11、会议纪要

适用于记载、传达会议精神和议定事项。

12、除以上正式文种外的其他文件

(1)简报:用于正常工作交流、经验推广等。

(2)送阅件:用于反映审判中发现或发生的情况、问题等,送领导参阅。

(3)重要情况通报:通报需大家引起注意或大家关注的重大事件、违法违纪等,大多用于登载重要信访件的处理情况。

(4)大要案专报:通报大案、要案和典型案例。

(5)内部函:主要登载法院在具体案件审理中存在的问题和对案件审理的具体要求。

(6)司法建议:主要用于向有关单位及其上级领导或主管部门,反映法院在审判具体案件时发现的涉及内部管理、业务活动中存在的问题及改进意见。

    第四条  公文发布的主要形式及适用范围

    《双台子区人民法院文件》(即双区法发[年度]XX号),主要用于:一是传达贯彻党的方针、政策或重要工作部署,向上级报告工作,发布重要决定、通知等;二是人事任免、重要会议及其他事项的通知,除司法解释以外的批复和命令、议案、请示、报告、通报、函等。

法院各部门行文,一般使用本院信笺(双台子区人民法院)版头。

    第五条  公文格式的应用

    公文一般由发文机关、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发单位和时间等十七部分组成。

1、发文机关应写全称或规范化简称。法院与公安、司法行政机关等联合发文,法院一般排列在前。

2、秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”和秘密标识“☆”及保密期限。绝密、机密公文还应标明份数序号,秘密等级标注在公文首页左上角。

3、紧急公文应分别标明“特急”、“平急”、“急”,紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

4、发文字号

由发文机关代字、年度和发文顺序号组成,形式为 “双区法发(年度)XX号”。标注在发文机关标识下,横线上的中央。发文年度应当写全4位阿拉伯数字;发文顺序号前不加“0”。 公文编号由办公室负责编制。

5、上报公文应当在首页注明签发人姓名。

6、公文标题一般应标明发文机关、公文的主要内容和公文种类。标题中除法规、规章名称和转发公文加书名号外,一般不用标点符号。

7、会议通过的公文,应在标题之下,正文之前注明会议名称和通过日期。

8、主送机关一般只写一个,如需同时送其他机关,应用抄送形式。

9、公文附件。有附件的公文应当在公文之后,署名前标注附件说明。只有一个附件,附件名称后使用句号;有两上以上附件的,每个附件名称前加阿拉伯数码的顺序号;最后一个附件名称后使用句号,其他用分号。

10、公文除会议纪要外。应当加盖印章。联合上报的非法规性公文,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应加盖印章。以院名义发文加盖院章,由庭、处、室编号公文一律不加盖院章,就加盖庭、处、室印章。

11、成文时间以领导签发日期为准。联合行文以最后签发机关领导签发日期为准。

12、主题词。公文应标注主题词。主题词由公文拟稿人根据公文的基本内容标引并由负责审核公文的领导人审核。主题词位置印在正文之后,抄送栏之上,每个主题词间隔一字。

13、抄送机关。抄送机关项只用于标注需要了解公文内容的各级机关,由文件起草人根据文件内容、性质确定,一般不宜广泛发文,抄送机关可写规范化简称或统称。

14、制发公文必须在末页抄送机关右下方标明印发份数,其形式为“(共印XX份)”。

15、制发公文应在末页下方标明印发单位、发出时间、打字校对。

    第六条  公文办理

1、公文办理分收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记发文、立卷、归档、销毁等程序。

2、需要办理的公文,办公室根据公文内容和性质,提出来拟办意见呈送院领导批示,或直接交有关部门办理。紧急公文应随到随办并提出办理期限。

各部门需要办理的公文,承办单位应当抓紧办理,对不属于本单位职权范围的,应当尽快退回交办的办公室并说明理由。经院领导批示或交有关部门办理的公文,办公室、督察室要负责催办、查办、做到紧急公文跟踪催办、查办,重要公文重点催办、查办,及时了解和反馈执行情况。

法院文件发至各部门后,各部门要严格按文件管理办法的有关程序办理,不得乱扔乱放,严防文件丢失。凡丢失文件的按违纪处理,严重的按违反保密纪律处理,法院办公室要定期对文件管理情况进行检查。

3、草拟公文应当做到:

(1)符合国家法律、法规和党的方针、政策。

(2)情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确。

(3)人名、地名、数字、引文准确。引用上级文件和领导讲话要引用原文,引用法律条文必须核对准确,日期应根据公文内容写明具体的年、月、日,年份应写全称。

(4)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

(5)使用国家法定计量单位。

(6)公文中使用简称,第一次应写明全称,并在括号内注明简称。

(7)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字和法律原本使用汉字的法条必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码,数字应写到小数点后两位,是整数的不用小数点后加双零的写法,数字中不用“,”号相隔。

4、公文的送签与签发

(1)以院名义草拟的公文,一律由分管院长审核,由院长签发。文件签发后,办公室负责打字,承办单位负责校对,最后由办公室审核,统一口径,统一数字,做到政出一门。

内部函和司法建议由分管院长签发。

(2)领导签发公文,应当明确签署意见,写上姓名和时间。并保证及时快捷,不能拖拉积压,办公室、研究室审核文稿,也必须保证时限。

5、草拟、修改和签批公文,必须使用钢笔或毛笔,所用墨水必须是碳素或蓝黑墨水,不得在装订线以外书写。

6、传递秘密公文时,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须使用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

7、翻印、转发上级人民法院公文,除绝密和注明不准翻印的外,一般需经印发公文的一级人民法院领导批准。翻印时,要注明翻印机关、时间和印发范围。密码电报按有关规定执行,非机要部门不得翻印、复制。

    第七条  发文、立卷、归档和销毁

1、文件印制后,承办单位将正式文件发出外,同时将原稿及修改稿(包括原稿修改稿、打印后修改稿)和正式文件两份交文书存档。

2、文书负责文件的归档工作。

根据《中华人民共和国档案法》及其他实施办法和人民法院行政文书立卷、归档的有关规定,文书应及时将原稿、修改稿、正式文件两份和有关材料整理立卷、归档。电传随同文件一起立卷、归档。当年文件要在下年第一季度归档完毕。

公文立卷必须做到齐全、完整,使卷宗内容能正确反映主要工作情况。

3、公文复制件作为正式文件使用,应加盖复制机关证明章。复制秘密文件必须履行批准手续,妥善保管。

4、个人不得保存应存档的公文

5、公文不得带出本机关,特殊情况下需带出的应经领导同意,并注意保密,不得丢失。

6、没有存档和存查价值的公文,经过鉴定后由主管领导批准,定期销毁。销毁的秘密公文,要进行登记,由两人监销,保证不丢失,不漏销。

    第八条  本规定自下发之日起实行。

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